Una política de retención de datos es un acuerdo sobre la retención de datos para necesidades operativas o de cumplimiento normativo. Una política de retención de datos aparece como parte de una gestión general de datos y juega un papel importante, ya que la definición de los términos de conservación de los datos de una empresa es crucial. La retención de datos en períodos más largos de lo necesario produce un uso de almacenamiento innecesario y aumenta los costos de almacenamiento. Si los datos de usuario se modifican o eliminan durante el período de retención, siempre se puede encontrar una copia del contenido original mediante la interfaz de copia de seguridad de Google Workspace. Los objetos del almacenamiento de copia de seguridad cuyo período de retención ha expirado se eliminan automáticamente, de acuerdo con la configuración de una política de retención, por lo que esto mantiene el tamaño del almacenamiento de copia de seguridad bajo control. La duración de la política de retención de datos puede oscilar entre días y años. Los objetos que se crearon o modificaron antes de que se iniciara el período de retención se omitirán durante la copia de seguridad, incluso si estos objetos se incluyeron en el ámbito de la copia de seguridad. Puede crear una política de retención personalizada o una política de retención predeterminada, que se puede asignar a todos los usuarios sin una política de retención personalizada. Además, puede asignar una política de retención predeterminada para todos los usuarios. Si no se asigna una política de retención predeterminada para algunos usuarios, los datos de copia de seguridad de estos usuarios se almacenarán para siempre. Si el bloqueo de objetos (inmutabilidad) está habilitado para el almacenamiento, todas las copias de seguridad con la política de retención configurada se vuelven inmutables y se conservarán durante el período especificado en la configuración de la política de retención aplicada en el momento en que se realizó la copia de seguridad de estos datos.

La compatibilidad con la característica de bloqueo de objetos (inmutabilidad) depende de la política de retención asignada. Si se aplica la inmutabilidad junto con la configuración de la directiva de retención, las copias de seguridad sujetas a la directiva de retención se vuelven inmutables durante el período especificado por la directiva de retención. Consulte la tabla a continuación para obtener detalles sobre cómo funciona.  

Si cambia la política de retención predeterminada o personalizada, todos los datos de copia de seguridad bloqueados con el bloqueo de objetos (inmutabilidad) se conservarán durante el período especificado en la configuración de la política de retención aplicada en el momento en que se realizó la copia de seguridad de estos datos. 

Las directivas de retención se establecen por inquilino y deben aplicarse individualmente a los usuarios.

1. Inicia sesión en Google Workspace Backup como administrador.
2. Abra la página Usuarios y, a continuación, seleccione los usuarios a los que se asignará la directiva de retención.
3. Haga clic en Política de retención.
4. Haga clic en Ir a la lista y haga clic en Crear política de retención para crear una nueva política de retención
5. Especifique el nombre de la nueva directiva de retención y el servicio al que se aplicará la directiva. Puede crear la política de retención para los siguientes servicios:

• Mail
• Drive*
• Contacts
• Calendar
• Shered Drives*
• Exported PST files

*Ten en cuenta que las comprobaciones de retención de Drive y las unidades compartidas se realizarán hasta 4 veces por semana. El almacenamiento de copia de seguridad de estos servicios se comprueba para ver si el período de retención caduca para algunos datos relacionados con estos servicios y, si ha caducado, se purgan los datos.

6. Especifique la configuración de la directiva de retención. Hay dos opciones para conservar los objetos de copia de seguridad:
• Eliminar anterior a. Esta opción le permite eliminar todos los objetos que se modificaron o crearon antes de la fecha especificada (están disponibles los períodos de día, semana, mes y año). Seleccione el período antes de que los objetos respaldados o modificados se eliminen en el almacenamiento de copia de seguridad para el servicio de copia de seguridad seleccionado. Seleccione si se puede eliminar la última revisión. Esta configuración está pensada para proteger las versiones reales con el fin de proteger los datos de purgas ocasionales.

Por lo general, se recomienda tener habilitada la opción "Always Keep the Latest Revision" para evitar la purga completa no intencionada de los datos respaldados anteriores a la antigüedad especificada. Esta opción garantiza que la última revisión cronológica de cada objeto de copia de seguridad siempre se conservará en el almacenamiento, independientemente de otros parámetros de retención de datos, a menos que se elimine deliberadamente de la copia de seguridad manualmente.

Considere el siguiente ejemplo. Supongamos que su empresa requiere que almacene todos los documentos financieros revisados creados hace menos de tres meses. En este caso, para asegurarse de que los datos están en el almacenamiento de copia de seguridad, seleccione el valor de 3 meses para la opción Eliminar anterior a. Con este valor seleccionado, los datos de copia de seguridad se eliminarán automáticamente del almacenamiento de copia de seguridad.

• Retraso de purga. Establezca los retrasos de purga para la política de retención regular. Esta configuración le permite proteger el almacenamiento de copia de seguridad manteniendo las copias de seguridad que deben eliminarse debido a una política de retención durante algunos días más. Esta configuración no afecta al período de bloqueo de objetos (inmutabilidad).
6. Para deshabilitar temporalmente la ejecución de la directiva de retención, seleccione la casilla Deshabilitar. La política de retención se deshabilitará temporalmente. Esto no afecta a otras políticas de retención. Los datos de la copia de seguridad aún se pueden eliminar manualmente. Para iniciar la ejecución de esta directiva de retención, desactive la casilla Deshabilitar.
7. Haga clic en Crear para guardar la política de retención creada. Esta política de retención aparece en la lista de políticas de retención.

La política de retención se ejecuta automáticamente hasta 4 veces por semana. La nueva directiva de retención se guarda y ahora se puede asignar a los usuarios seleccionados para el servicio especificado en la configuración de la política de retención.

Si se permite el bloqueo de objetos (inmutabilidad) para la cuenta de almacenamiento utilizada para la copia de seguridad de Microsoft 365/Google Workspace, las copias de seguridad creadas para el servicio con la directiva de retención configurada se vuelven inmutables y no se pueden modificar ni eliminar antes de que expire el período de retención.

1. Inicie sesión en Microsoft 365 / Google Workspace Backup como administrador.
2. Abra la página Usuarios y, a continuación, seleccione los usuarios a los que se asignará la directiva de retención.
3. Haga clic en Política de retención.
4. Seleccione las directivas de retención existentes para los servicios de copia de seguridad en la lista.
5. Haga clic en Guardar para asignar las políticas de retención seleccionadas a los usuarios seleccionados.

Configurar la política de retención predeterminada

Puede establecer una política de retención predeterminada en todos los dominios si estos dominios están incluidos en el mismo inquilino.

1. Para crear una política de retención predeterminada, en el menú Cuenta a la derecha de la barra de menú horizontal, haga clic en Políticas de retención.

1. Abra la página Usuarios y, a continuación, seleccione los usuarios a los que se asignará la directiva de retención.
2. Haga clic en Política de retención.
3. En el panel de la derecha, haga clic en Ir a la lista.
4. Haga clic en la política de retención que desea cambiar y, a continuación, seleccione Editar política de retención en acciones.
5. Una vez que haya terminado con los parámetros de la política de retención, haga clic en Crear. Se crea la nueva política de retención
6. Haga clic en Atrás para continuar con la asignación de la política de retención.

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1. En el menú de la cuenta, haga clic en Políticas de retención
2. En la lista de directivas de retención, seleccione la directiva de retención que desea editar y haga clic en Editar directiva de retención.

Eliminar la política de retención